忘年会の招待状が来たけど参加や断りのメールはどうすればいい？
こういうときに
・返信が来なかった
・返信しなかった
場合の責任はどちらにある？またはその対処法がわからない。
今回は、こういった場合のトラブル防止や簡単な例文など紹介していきます。
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Contents
忘年会の誘いに対し返信しなかった場合の責任とは
忘年会の誘いがあったけど、
自分の都合により行かないつもりであった場合
返信できない、もしくは返信しない場合があるかと思います。
そんな時、どちらが悪いのか、どちらに責任があるのか
口論になることもあるのではないでしょうか。
今回は、そこら辺について
対処法なども踏まえて考えていきたいと思います。
やはり、忘年会の誘いに対し、行くにしろ、行かないにしろ
返信しなかった場合、相手から
「どういうことだ」と
クレームが来ることも多いかと思います。
厳しい時は「キャンセル料払ってくれ」と
言われる人もいるのではないでしょうか。
当然、返信しない方にも言い分はあるのでしょうが
誘ってる側にも言い分はあるかと思います。
まず、返信しない側としては
「何も言わないのだから、行かないことを前提に考えてくれよ」
というようなことを考えているかもしれません。
それなのに、
「勝手に参加や予約をしておいて、その料金を払ってくれ」
ということが理不尽に思えてくるのではと思います。
でも、誘った側からしてみれば、
「行かないつもりなら、ちゃんと連絡してくれ」
「自分のことを、ちゃんと主張してくれ」
という言い分があるはずです。
では、どうしてこういうトラブルが起こってしまったのか。
当然、どちらにも行く分か、責任はあるかと思いますが
まず誘った側のメールの文章によるのではと思います。
文章の中に、しっかりと
「いつまでに参加や不参加の合否のメールを送れ」
などと、記載していれば
このようなトラブルは起きにくいと思います。
なので、そこら辺のニュアンスが曖昧だったために
お互いの意思疎通ができていなかったため
このようなトラブルが起きたのだと思います。
まず、防止するためには
メールの返信の期限をしっかり書いておくと、相手側もわかるので
返信してくる可能性が高くなり、返信して来なくても
不参加で対応しても文句を言われることはありません。
もしくは、
「メールの返信がなかった場合は不参加にします。参加する場合は返信してください」
など、メールに記載していれば、わかりやすくトラブルにもなりづらいかと思います。
メールを見ない人もいると思うのでそういったときの対象にも効果的です。
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忘年会の参加や断りの返信メールはどのような文面が良いか
忘年会の参加のメールを送る場合の文面とは
プライベートの場合は、特に気を使う必要もないので
自分の言葉で好きなように意思表示をすれば良いのですが
会社での場合は、自分の部署や立場に応じて文面を変えていく必要があります。
ただ、どちらもそれほど気を使う必要なく、無難に
「ありがとうございます、参加させていただきます」など
一言二言添えるだけでも別に問題はないのではと私は思います。
ただ、送ってきたメールがお得意様や気難しい人や上司であった場合は
お礼の文面を少し添えてあげたほうがいいかもしれません。
その辺は臨機応変に、参加する場所が豪華だった場合は
「わざわざこのような場所に私を招待していただきありがとうございます。ぜひ参加させていただきます」
「この間の件はありがとうございました」など
ひと工夫入れると相手側もいい印象を与えられるかもしれません。
忘年会の断りのメールで良い文面とは
断りのメールの場合は、やはり相手の参加を拒否するわけなので
あまりストレートに言ってしまうと感じが悪い場合もあるので注意が必要です。
ただ、明確な納得のいく理由がある場合は
そのことを普通に伝えるだけで良いと思います。
例えば、忘年会の場所が遠い場合は
「遠くて大変なので、申し訳ないですが今回はやめておきます」
などそれなりの理由があれば、そのまんまストレートに言っても問題ないのではと思います。
ただ、嫌なだけな場合は、そのまんま言うと感じが悪いのであまりよろしくありません。
竹を割った付き合いなのであれば多分問題ないかもしれませんが
大体は柔らかく言ったほうがいいでしょう。
例えば、すごく無難なのですが
「親戚（家族）の付き合いがある」
「他と被ってしまった。参加して埋め合わせしないと駄目なイベントなので申し訳ない」
「他に行きたいところがある」
「どうしても行かなきゃいけない用事がある」
「仕事があるので難しい」
「旅に出たい」など
いろいろそれらしい理由を行ってみるといいかもしれません。
うそも方便とは言いますが、ただ、100パーセント嘘ではなく
半分はほんとのようなことを言ったほうがいいでしょう。
100パーセント嘘を言ってしまうと、ばれた時に大変なので
大体はホントのことを言っておいたほうが
後々のフォローが楽かと思います。
なので、例えば
「どうしても買いたいものがあるから、最近節約しているから、今回は申し訳ないけどやめておきます」
これで納得がいかない場合は
「最近仕事が忙しくて体調が万全じゃないから、その日はゆっくり休みたい」
と行ってみるのもいいかもしれません。
お得意様やどうしても参加しなきゃいけない、会社もしくはきつい相手だった場合は
場合によっては通用しないかもしれませんが
少しは中和できるかと思います。
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